Datenschutzhinweise für die Registrierung und Teilnahme am Notarztpool DRK Köln

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie derzeit unter:

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Bearbeitung Ihres Antrags auf Aufnahme in den Notarztpool
• Prüfung Ihrer Identität und Ihrer angegebenen E-Mail-Adresse
• Prüfung und Verwaltung Ihrer ärztlichen Qualifikationen
• Prüfung und Verwaltung der eingereichten Nachweise
• Verwaltung des Notarztpools
• Auswahl geeigneter Empfänger für Dienstausschreibungen
• Versand von Ausschreibungen für Notarztdienste
• Entgegennahme und Bearbeitung von Interessenbekundungen
• Auswahl und Besetzung von Notarztdiensten
• Versand von Zu- und Absagen
• organisatorische Kommunikation zu übernommenen Diensten
• Dokumentation von Änderungen, Zugriffen und sicherheitsrelevanten Vorgängen
• Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Systems
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Eine Verarbeitung für allgemeine Werbung, Spendenwerbung oder Newsletter erfolgt auf Grundlage der Registrierung zum Notarztpool nicht.

4. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten insbesondere:

• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Mobiltelefonnummer
• Ausbildungsstand
• Fachrichtung
• gegebenenfalls ergänzende Angaben zur Fachrichtung
• Approbationsurkunde
• freiwillig eingereichte weitere Qualifikationsnachweise
• Status und Ergebnis der Dokumentenprüfung
• Zeitpunkt der Registrierung und E-Mail-Verifikation
• Interessenbekundungen für Notarztdienste
• Auswahl- und Besetzungsentscheidungen
• Angaben zu übernommenen Diensten
• erforderliche Kommunikations- und Versanddaten
• protokollierte sicherheitsrelevante Vorgänge

5. Rechtsgrundlagen

Aufnahme und Teilnahme am Notarztpool

Die Verarbeitung Ihres Aufnahmeantrags sowie die anschließende Verwaltung Ihrer Poolteilnahme erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sie ist erforderlich, um auf Ihren Antrag hin die Aufnahme zu prüfen und das mit der Aufnahme entstehende Poolteilnahmeverhältnis durchzuführen.

Hierzu gehören insbesondere:

• die Prüfung Ihrer Daten und Qualifikationen
• die Verwaltung Ihres Poolprofils
• die Zusendung von Dienstausschreibungen
• die Bearbeitung Ihrer Interessenbekundungen
• die Auswahl und Besetzung von Diensten
• die notwendige organisatorische Kommunikation

Sicherheit und Missbrauchsvermeidung

Die Protokollierung von Anmeldungen, Zugriffen, Änderungen, Dokumentendownloads und sicherheitsrelevanten Ereignissen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in:

• dem Schutz der personenbezogenen Daten
• der Verhinderung und Aufklärung unberechtigter Zugriffe
• der Gewährleistung der IT-Sicherheit
• der Nachvollziehbarkeit fachlicher und administrativer Änderungen
• der Abwehr und Geltendmachung rechtlicher Ansprüche

Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit einzelne Daten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten gespeichert werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschrift.

6. Erforderlichkeit der Angaben

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben und die Approbationsurkunde sind für die Prüfung der Aufnahme in den Notarztpool erforderlich.

Ohne diese Angaben kann der Aufnahmeantrag nicht bearbeitet werden.

Die weiteren Qualifikationsnachweise sind zunächst freiwillig. Das Fehlen eines freiwilligen Dokuments kann jedoch dazu führen, dass Sie für Dienste, die eine entsprechende Qualifikation voraussetzen, nicht berücksichtigt werden können.

7. E-Mail-Verifikation und Kommunikation

Nach der Registrierung senden wir an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen zeitlich begrenzten Bestätigungslink.

Die E-Mail-Adresse wird erst nach erfolgreicher Bestätigung für den Notarztpool freigegeben.

Nach Ihrer Aufnahme verwenden wir die E-Mail-Adresse für:

• Dienstausschreibungen
• Rückfragen zu Ihren Angaben oder Dokumenten
• Bestätigungen von Interessenbekundungen
• Zu- und Absagen
• Informationen zu übernommenen oder abgesagten Diensten
• sonstige unmittelbar mit der Poolteilnahme zusammenhängende Kommunikation

Die E-Mail-Adresse wird nicht aufgrund dieser Registrierung für allgemeine Werbe- oder Newsletterzwecke genutzt.

8. Empfänger der Daten

Innerhalb des DRK-Kreisverbandes Köln e. V. erhalten ausschließlich diejenigen internen Nutzer Zugriff, die diesen Zugriff für die Verwaltung des Notarztpools oder die Besetzung von Diensten benötigen.

Darüber hinaus können beauftragte Dienstleister Daten verarbeiten, insbesondere:

• Hosting- und Rechenzentrumsanbieter
• technische Wartungs- und IT-Dienstleister
• Anbieter beziehungsweise Betreiber des E-Mail-Systems
• Datensicherungsdienstleister

Solche Dienstleister dürfen nur auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nach Weisung des DRK-Kreisverbandes eingesetzt werden.

Eine automatische Übermittlung von Stammdaten oder Dokumenten an Veranstalter beziehungsweise Auftraggeber erfolgt über das Notarztpool-System nicht.

Sollen im Einzelfall nach einer konkreten Dienstübernahme Daten manuell an einen Auftraggeber oder Veranstalter übermittelt werden, muss dies:

• für die Durchführung des konkreten Dienstes erforderlich sein
• auf eine passende Rechtsgrundlage gestützt werden
• auf die notwendigen Daten beschränkt bleiben
• in den Datenschutzhinweisen als mögliche Empfängerkategorie genannt werden

Bei einer verbindlichen Übernahme eines Dienstes können die für die Durchführung des konkreten Dienstes erforderlichen Daten an den jeweiligen Auftraggeber oder Veranstalter übermittelt werden. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten und erforderliche Qualifikationsangaben gehören. Qualifikationsdokumente werden nur übermittelt, wenn dies im konkreten Fall erforderlich und rechtlich zulässig ist.

9. Verschlüsselte Speicherung und Datensicherheit

Die Übertragung der Daten zwischen Ihrem Browser und dem Server erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

Die personenbezogenen Stammdaten und die hochgeladenen PDF-Dokumente werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf entschlüsselte Daten ist ausschließlich berechtigten internen Nutzern nach persönlicher Anmeldung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und zusätzlicher Entsperrung des geschützten Datenbestands möglich.

Dokumente sind nicht über öffentlich erreichbare Dateiadressen abrufbar.

10. Speicherdauer

Ihre Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie Sie am Notarztpool teilnehmen und die Daten für dessen Verwaltung sowie die Besetzung von Diensten benötigt werden.

Nach Beendigung der Poolteilnahme werden:

• weitere Dienstausschreibungen unverzüglich eingestellt
• das Poolprofil deaktiviert
• nicht mehr benötigte Kontaktdaten und Qualifikationsdokumente gelöscht oder anonymisiert
• Daten zu bereits übernommenen Diensten nur so lange aufbewahrt, wie dies für gesetzliche Pflichten, Abrechnung, Dokumentation oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist

Nicht abgeschlossene beziehungsweise nicht per E-Mail bestätigte Registrierungen werden nach 30 Tagen gelöscht.

Abgelehnte Registrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine Aufbewahrung zur Bearbeitung eines Rechtsstreits erforderlich ist.

11. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Die Auswahl einer Notärztin oder eines Notarztes für einen Dienst wird von einem berechtigten internen Nutzer vorgenommen. Automatisch erzeugte Hinweise zu Qualifikationen oder zeitlichen Überschneidungen dienen lediglich der Unterstützung dieser Entscheidung.

12. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO, soweit diese auf berechtigten Interessen beruhen

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an den DRK-Kreisverband Köln e. V. oder dessen Datenschutzbeauftragten wenden.

Die Rechte sind nicht uneingeschränkt. Insbesondere können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Notwendigkeit zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr rechtlicher Ansprüche einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

13. Beendigung der Poolteilnahme

Sie können jederzeit erklären, dass Sie nicht mehr am Notarztpool teilnehmen möchten.

Ab Zugang der Erklärung erhalten Sie keine weiteren Dienstausschreibungen. Bereits verbindlich übernommene Dienste und hiermit zusammenhängende notwendige Verarbeitungen bleiben davon unberührt.

Die Erklärung kann gerichtet werden an:

notarztpool [at] drk-koeln.de